Cách tổ chức các cuộc họp cho một nền văn hóa làm việc hòa nhập

Các cuộc họp là một cách tuyệt vời để chia sẻ ý tưởng có thể được sử dụng để ra quyết định hiệu quả. Tuy nhiên, những người xuất sắc cũng có thể bị loại bỏ do động lực quyền lực tại nơi làm việc của công ty, đặc biệt là khi không có văn hóa làm việc hòa nhập.

MỘT nghiên cứu được thực hiện bởi Forbes cho thấy 43% công nhân đồng ý rằng văn hóa làm việc hòa nhập có thể khuyến khích phát triển tài năng. 35% tuyên bố rằng văn hóa làm việc hòa nhập khuyến khích sự đa dạng; cho phép mọi người làm việc trong một môi trường an toàn và hiệu quả.

Khi tổ chức các cuộc họp, bạn muốn đảm bảo rằng mọi người đều tham gia mà không bị phân biệt đối xử. Bạn cũng phải xem xét làm thế nào các yếu tố đầu vào có thể được sử dụng để cải thiện công ty. Dưới đây là năm cách hiệu quả để giúp bạn đạt được sự hòa nhập và làm cho cuộc họp của bạn thành công.

đại diện người lao động

Văn hóa làm việc tích cực đảm bảo rằng tiếng nói và ý kiến đóng góp của tất cả người lao động sẽ đến được với ban lãnh đạo cao nhất thông qua đại diện của họ hoặc cá nhân. Bằng cách này, các chính sách không bị ép buộc đối với người lao động với giả định rằng họ sẽ ổn.

Một nhóm công nhân thường bị bỏ qua là những người làm việc từ xa. Họ có thể không trực tiếp tham dự cuộc họp, nhưng công ty phải áp dụng các kênh họp toàn diện khác như hội nghị truyền hình để nắm bắt ý kiến của họ.

Sử dụng Auris AI để thêm phụ đề cho các cuộc họp với nhân viên từ xa

Trong một cuộc họp mà phần trình bày thực tế và trực tuyến diễn ra đồng thời, các diễn giả chính có xu hướng cho rằng chúng đủ nghe cho cả hai đối tượng. Thử nghiệm thực sự xảy ra khi khán giả ở xa được yêu cầu tham gia vào một cuộc thảo luận mà họ khó có thể nghe thấy.

Để tránh những rủi ro như vậy, cách tốt nhất là gửi bản ghi âm cuộc họp của bạn có bổ sung phụ đề sau khi kết thúc cuộc họp. Các trang web phiên âm và phụ đề miễn phí như Auris A giúp bạn thực hiện điều này một cách dễ dàng với phụ đề được tạo tự động. Bằng cách này, khán giả ở xa vẫn có thể theo dõi các bản ghi có phụ đề.

Video có phụ đề cũng là một cách tuyệt vời để tiếp cận nhân viên của bạn, những người khó nghe hoặc có khuyết tật học tập. Đây sẽ là chìa khóa nếu bạn đang cố gắng xây dựng một nền văn hóa hòa nhập cho phép sự đa dạng.

Khuyến khích quyền sở hữu bằng cách luân phiên vai trò

Không phải lúc nào cũng có những cá nhân giống nhau đại diện cho người lao động ở cấp quản lý cao nhất hoặc chủ chốt. Trong mỗi cuộc họp, hãy chọn những người điều hành khác nhau và một ủy ban điều hành tạm thời để mỗi nhân viên đều có trách nhiệm. Điều này sẽ giúp loại bỏ câu chuyện “người A sẽ lo việc đó”. Điều này cũng giúp nuôi dưỡng ý thức sở hữu cho nhân viên ở tất cả các cấp.

Dành thời gian chuẩn bị

Các cuộc họp ngẫu hứng hiếm khi hiệu quả trừ khi đó là về việc truyền đạt thông tin mà không mong đợi ý kiến đóng góp hoặc phản đối.

Khi chuẩn bị cho một cuộc họp bao gồm tất cả, hãy thông báo trước cho nhân viên của bạn về chương trình nghị sự. Điều này cho họ thời gian để chuẩn bị các câu hỏi và ý kiến của họ.

Sự chuẩn bị cũng cho phép những nhân viên mắc chứng sợ sân khấu liên tục xem xét các ý tưởng của họ trước d-day. Chuẩn bị đầy đủ sẽ giúp tăng cường sự tự tin và giảm bớt căng thẳng ở một mức độ nào đó.

Ghi nhận và tạo “không gian an toàn” cho đầu vào

Hai điều giết chết một cuộc trò chuyện; nỗi sợ phải nói ra và biết rằng ai đó coi những nỗ lực của bạn là điều hiển nhiên.

Nhân viên cảm thấy được đánh giá cao khi họ thấy ý tưởng của họ được đưa vào thực hiện trong tổ chức. Nó làm cho họ cảm thấy những nỗ lực của họ không phải là vô ích, và thúc đẩy họ chuẩn bị kỹ lưỡng cho các dự án sắp tới.

Ngược lại, một nhân viên sẽ cảm thấy mất động lực khi ý kiến của họ trong cuộc họp được sử dụng để chống lại họ. Các cuộc họp không nên được sử dụng làm cơ hội để tống tiền hoặc thúc đẩy các chương trình nghị sự của riêng bạn gây thiệt hại cho nhân viên.

Phản hồi minh bạch

Một cuộc họp kết thúc với các hướng dẫn chi tiết cho bước tiếp theo. Trước cuộc họp tiếp theo, hãy thông báo cho tất cả những người tham gia về tiến trình của các hành động. Nếu có bất kỳ trở ngại nào xảy ra; ngăn cản việc thực hiện một hoặc hai chương trình nghị sự, hãy đưa nó ra cho toàn bộ nhóm biết để tránh nhướng mày.

Phần kết luận

Hãy nhớ rằng, một cuộc họp hòa nhập bắt đầu với một nền văn hóa làm việc tích cực. Đừng mong đợi sự minh bạch và tự do ngôn luận trong các cuộc họp khi điều đó chưa bao giờ xảy ra với hoạt động công việc hàng ngày tại công ty.