ایک جامع ورک کلچر کے لیے میٹنگز کا انعقاد کیسے کریں۔

میٹنگز خیالات کا اشتراک کرنے کا ایک بہترین طریقہ ہے جو کہ موثر فیصلہ سازی کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔ تاہم، کمپنی کے کام کی جگہ کی طاقت کی حرکیات کی وجہ سے بھی شاندار کو مسترد کیا جا سکتا ہے، خاص طور پر جب کوئی جامع کام کا کلچر نہ ہو۔

اے فوربس کی طرف سے کئے گئے مطالعہ ظاہر ہوا کہ 43% کارکنوں نے اس بات پر اتفاق کیا کہ کام کی جامع ثقافت ٹیلنٹ کی نشوونما کی حوصلہ افزائی کر سکتی ہے۔ 35% نے کہا کہ ایک جامع کام کی ثقافت تنوع کی حوصلہ افزائی کرتی ہے۔ ہر ایک کو محفوظ اور پیداواری ماحول میں کام کرنے کی اجازت دیتا ہے۔

میٹنگز کا اہتمام کرتے وقت، آپ اس بات کو یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ ہر کوئی بلا امتیاز شرکت کرے۔ آپ کو اس بات پر بھی غور کرنا چاہیے کہ کمپنی کو بہتر بنانے کے لیے ان پٹس کو کس طرح استعمال کیا جا سکتا ہے۔ یہاں پانچ مؤثر طریقے ہیں جو آپ کو شمولیت کو حاصل کرنے اور اپنی میٹنگ کو کامیاب بنانے میں مدد فراہم کرتے ہیں۔

کارکنوں کی نمائندگی

ایک مثبت ورک کلچر اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ تمام کارکنوں کی آواز اور ان پٹ اعلیٰ انتظامیہ تک ان کے نمائندوں کے ذریعے یا انفرادی طور پر پہنچ جائے۔ اس طرح، پالیسیوں کو کارکنوں پر اس تصور کے ساتھ مجبور نہیں کیا جاتا ہے کہ وہ ٹھیک ہوں گے۔

کارکنوں کا ایک عام طور پر نظر انداز کیا جانے والا گروپ وہ ہوتا ہے جو دور سے کام کرتے ہیں۔ ہو سکتا ہے وہ جسمانی طور پر میٹنگ میں نہ ہوں، لیکن کمپنی کو ان کی رائے حاصل کرنے کے لیے میٹنگ کے دیگر جامع چینلز جیسے ویڈیو کانفرنسز کو اپنانا چاہیے۔

دور دراز کے کارکنوں کے ساتھ ملاقاتوں کے لیے بند کیپشنز شامل کرنے کے لیے Auris AI کا استعمال کریں۔

ایک میٹنگ میں جہاں جسمانی اور آن لائن نمائندگی بیک وقت چل رہی ہے، کلیدی مقررین یہ فرض کرتے ہیں کہ وہ دونوں سامعین کے لیے کافی قابل سماعت ہیں۔ اصل امتحان تب آتا ہے جب دور دراز کے سامعین سے کسی بحث میں حصہ لینے کے لیے کہا جاتا ہے جسے وہ مشکل سے سن سکتے ہیں۔

اس طرح کے حادثات سے بچنے کے لیے، میٹنگ کے اختتام کے بعد اپنی میٹنگز کی ریکارڈنگز کو سب ٹائٹلز کے ساتھ بھیجنا ہمیشہ اچھا عمل ہے۔ مفت ٹرانسکرپشن اور سب ٹائٹلنگ ویب سائٹس جیسے اوریس اے خود کار طریقے سے تیار کردہ سب ٹائٹلز کے ساتھ آسانی سے ایسا کرنے میں آپ کی مدد کرتا ہے۔ اس طرح، دور دراز کے سامعین اب بھی سب ٹائٹل ریکارڈنگ کے ذریعے عمل کر سکتے ہیں۔

کیپشن والے ویڈیوز بھی آپ کے ملازمین تک پہنچنے کا ایک بہترین طریقہ ہیں جو ہیں۔ سننے میں مشکل یا ہے؟ سیکھنے کی معذوری. یہ کلیدی ہو گا اگر آپ ایک جامع ثقافت بنانے کی کوشش کر رہے ہیں جو تنوع کی اجازت دیتا ہے۔

کرداروں کو گھوم کر ملکیت کی حوصلہ افزائی کریں۔

سب سے اوپر یا کلیدی انتظامی سطحوں پر کارکنوں کی نمائندگی کرنے والے ہمیشہ وہی افراد نہ رکھیں۔ ہر میٹنگ میں، ہر ملازم کو جوابدہ رکھنے کے لیے مختلف ناظمین اور ایک عارضی ایگزیکٹو کمیٹی کا انتخاب کریں۔ اس سے اس بیانیے کو ختم کرنے میں مدد ملے گی کہ "شخص A اس کا خیال رکھے گا"۔ اس سے تمام سطحوں کے ملازمین کے لیے ملکیت کا احساس پیدا کرنے میں بھی مدد ملتی ہے۔

تیاری کے لیے وقت دیں۔

فوری ملاقاتیں شاذ و نادر ہی موثر ہوتی ہیں جب تک کہ یہ ان پٹ یا اعتراضات کی توقع کیے بغیر معلومات پہنچانے کے بارے میں نہ ہو۔

ایک ہمہ گیر میٹنگ کی تیاری کرتے وقت، اپنے ملازمین کو ایجنڈے سے پہلے مطلع کریں۔ اس سے انہیں اپنے سوالات اور آراء تیار کرنے کا وقت ملتا ہے۔

تیاری اسٹیج سے خوفزدہ ملازمین کو ڈی ڈے سے پہلے مسلسل اپنے خیالات سے گزرنے کی اجازت دیتی ہے۔ کافی تیاری اعتماد کو بڑھاتی ہے اور ایک حد تک تناؤ کو دور کرتی ہے۔

ان پٹس کے لیے "محفوظ جگہ" کو تسلیم کریں اور تخلیق کریں۔

دو چیزیں گفتگو کو ختم کرتی ہیں۔ بولنے کا خوف اور یہ جاننا کہ کوئی آپ کی کوششوں کو قدر کی نگاہ سے دیکھتا ہے۔

ملازمین اس وقت تعریف محسوس کرتے ہیں جب وہ دیکھتے ہیں کہ ان کے خیالات کو تنظیم کے اندر عمل میں لایا جا رہا ہے۔ یہ انہیں محسوس کرتا ہے کہ ان کی کوششیں بیکار نہیں تھیں، اور انہیں آنے والے منصوبوں کے لیے بہت زیادہ تیاری کرنے کی ترغیب دیتی ہیں۔

اس کے برعکس، جب ایک ملازم میٹنگ کے دوران ان کی رائے کو ان کے خلاف استعمال کیا جائے گا تو وہ مایوسی محسوس کرے گا۔ ملاقاتوں کو بلیک میل کرنے یا ملازمین کی قیمت پر اپنے ایجنڈے کو آگے بڑھانے کے مواقع کے طور پر استعمال نہیں کیا جانا چاہئے۔

شفاف تاثرات

ایک میٹنگ اگلے مرحلے کے تفصیلی رہنما خطوط کے ساتھ اختتام پذیر ہوتی ہے۔ اگلی میٹنگ سے پہلے تمام شرکاء کو کارروائیوں کی پیشرفت سے آگاہ کریں۔ اگر کوئی رکاوٹ واقع ہوئی ہے؛ ایک یا دو ایجنڈوں پر عمل درآمد کو روکتے ہوئے، ابرو اٹھانے سے بچنے کے لیے اسے پوری ٹیم کے سامنے رکھیں۔

نتیجہ

یاد رکھیں، ایک جامع ملاقات ایک مثبت کام کی ثقافت سے شروع ہوتی ہے۔ میٹنگز میں شفافیت اور تقریر کی آزادی کی توقع نہ کریں جب کمپنی میں روزمرہ کے کام کے معاملات میں ایسا کبھی نہیں ہوتا ہے۔